1

Onderwerp: Fronteers Congrescommissie - bijeenkomst 9 januari

Op 9 januari 2012 j.l. is de Fronteers Congrescommissie bijeengekomen in Amsterdam. Inhoudelijk valt er nog weinig te melden, al kan de aankondiging van het congres zeer binnenkort verwacht worden. Vragen aan de commissie zijn hier natuurlijk welkom!

De volgende punten zijn besproken tijdens de bijeenkomst.

1. Reflectie hinderpunten Fronteers 2011
Er zijn twee onderdelen waar we aandacht aan willen besteden: een snellere registratie (met name op de donderdagochtend) en organisatie van afterparty's.

2. Tijdslijn en congresplanning 2012
De initiële aankondiging zal zo snel mogelijk door de marketing-mensen geschreven worden.
Voorstel tot afschaffen early-bird en de prijzen generaliseren naar leden/niet leden. Dit gaan we overwegen en bekijken op basis van de begroting.

Het bezoekersaantal zal een plafond van 550 hebben. Afgelopen jaar was het hier druk door twee primaire oorzaken: (1) geen aandacht voor bovenverdieping, (2) tafel van de catering naast registratiedesk. We zullen mensen sterker naar de 1e verdieping gaan dirigeren, ook met behulp van bordjes, en tevens komt er een plattegrond in het conferentieboekje.

3. Congresindeling
We zullen kortere presentaties (50 minuten) houden, waardoor er twee extra sprekers op het congres kunnen komen.
Voor de borrel hebben we interesse in een nieuwe locatie in Amsterdam.
Een promotieactie zal worden gestart waarin mensen die een foto tonen van mensen in Fronteers t-shirts opsturen een gratis vrijkaart voor Fronteers 2012 kunnen winnen.
We zullen gaan kijken of techniek naar het balkon op de 1e etage verplaatst kan worden, omdat het licht van de beamer in de ogen van de sprekers schijnt.

4. Sprekers
Verdeling van de sprekers (2/5 technisch, 2/5 design (richting technisch) en 1/5 algemeen) bevalt goed.

5. Budget
We zullen selectiever naar sponsoren op zoek gaan, en gaan onderzoeken of we een juist voorstel kunnen schrijven.

Eind juni zal de commissie weer bij elkaar komen voor een tweede overleg, daarnaast blijft er actief contact via e-mail.

2

Re: Fronteers Congrescommissie - bijeenkomst 9 januari

Afgelopen jaar was het weliswaar relatief rustig op bovenverdieping (hoewel dat na verloop van tijd steeds minder werd; op vrijdagmiddag leek de benedenzaal zelfs erg leeg), maar de cateringcapaciteit boven was veel te beperkt; de rij boven was nog steeds erg lang terwijl de rijen beneden al volledig verdwenen waren. Bovendien belemmerde deze rij de doorstroom van iedereen die boven uit de zaal kwam. Het zou fijn zijn als er dit jaar iets van een plan voor goede doorstroom zou kunnen zijn; desnoods iets met een initiele rij afzetten (eentje die niet in een gekke u-bocht moet lopen omdat het "begin" van de tafel "achteraan" staat).